volver atras Procedimiento
PROCEDIMIENTO
Seguimiento a la asignación de cupos de niños(as) que ingresan al grado de transición
Versión 1
Código GEM-COE-PR-004
Proceso Gestión de la Cobertura Educativa Estado Vigente
1. OBJETIVO
Promover el acceso al sistema educativo de niñas y niños, provenientes del Instituto Colombiano de Bienestar Familiar, Prosperidad Social, Jardines Infantiles no oficiales y del medio socio-familiar.  
2. ALCANCE
El procedimiento inicia con la definición de la estrategia para coordinar con los diferentes actores sociales (Instituto Colombiano de Bienestar Familiar, Prosperidad Social, Jardines Infantiles no oficiales y del medio socio-familiar) el acceso de los niños y garantizar la vinculación al sistema educativo. El procedimiento finaliza con la asignación de cupos por parte de las Instituciones Educativas, para este grupo poblacional.  
3. RESPONSABLE
Profesional Universitario de Acceso, Profesional Universitario Estrategias de Acceso y Permanencia, Profesional Universitario Permanencia
4. CONDICIONES GENERALES
Inicia en la Asignación de Cupos a Niños y Niñas al Sistema Educativo Procedentes del Instituto Colombiano de Bienestar Familiar, Prosperidad Social, Jardines Infantiles no oficiales y del medio socio-familiar, indicando su objetivo, alcance, explicación detallada de cada una de las actividades que lo conforman, las áreas involucradas en el mismo, los entes externos con los cuales tiene relación en caso de aplicar, los registros que proporcionan evidencia de las actividades desempeñadas y los documentos de origen externo que pueden afectar o rigen dicho procedimiento.

 
5. DEFINICIONES
6. DOCUMENTACIÓN EXTERNA RELACIONADA
- constitución política de colombia
- ley 115 de 1994
- ley 715 de 2001
- ley 387 de 1997
decreto 1860, decreto 1526, resolución 07797, resolución 018087, manual del simat v_7.0.7.46, resolución no.385, circular 19, circular 20, circular 21, decreto 417, decreto 470 de 2020, directiva 5, lineamientos para prestar el servicio educativo en casa y presencialidad, ley 2025, resolución 666 del 24 de abril del 2020, resolución 1721 del 24 de septiembre del 2020, directiva no. 016 del 9 de octubre del 2020, decreto 2562, actos administrativos particulares de las entidades territoriales, sobre el macroproceso de gestión de cobertura, manual del sistema de información de matrícula versión 5.0, ley 1098 por la cual se expide el código de la infancia y la adolescencia, resolución 5360, resolución no.385, ley 1804 del 2016 protección integral de primera infancia, . política pública de primera infancia 0616 del 2019, expediente núm. 2005-00086. 27 de enero de 2011- consejo de estado. sala de lo contencioso administrativo.
7. DESARROLLO
QUÉ SE HACE QUIÉN LO HACE REGISTRO CÓMO LO HACE
Definir la estrategia para la asignación de cupos a niños provenientes del Instituto Colombiano de Bienestar Familiar, Prosperidad Social, Jardines Infantiles no oficiales y del medio socio-familiar.  - Profesional Universitario de Acceso
- Profesional Universitario Estrategias de Acceso y Permanencia
- Profesional Universitario Permanencia 

Base de datos ICBF.

Base de datos SSDIPI.

Formato único de solicitud de cupos
 
Se define la estrategia para la asignación de cupos a niños procedentes del Instituto Colombiano de Bienestar Familiar, Prosperidad Social, Jardines Infantiles no oficiales y del medio socio-familiar. Las estrategias de estímulo al acceso pueden ser implementadas de acuerdo al contexto y las necesidades educativas, entre las que se encuentran: programa de cero a siempre, transito armónico municipal y departamental, aplicativo cuéntame, atención integral a la primera infancia; esta estrategia debe estar alineada con lo definido en el acto administrativo que reglamenta el proceso de matrícula en la entidad territorial, donde se determina que las Instituciones educativas deben tener prelación por los Niños provenientes del Instituto Colombiano de Bienestar Familiar para su Reserva y asignación de Cupos y debe estar orientada a la identificación y caracterización de los niños provenientes de éstas.

 
Identificar a los niños procedentes de entidades del Instituto Colombiano de Bienestar Familiar.   - Profesional Universitario de Acceso
- Profesional Universitario Estrategias de Acceso y Permanencia
- Profesional Universitario Permanencia 

Listado de niños del ICBF focalizados de acuerdo a la ubicación de la vivienda y cercanía con la I.E.

 
Se solicita al Instituto Colombiano de Bienestar Familiar el listado de los niños que van a ingresar a transición, con el fin de que esta entidad haga el consolidado en formato digital y lo envíe a la Unidad de Cobertura y Sistemas de Información. 
Enviar a cada Establecimiento Educativo y al Instituto Colombiano de Bienestar Familiar la distribución de los niños.

 
- Profesional Universitario de Acceso
- Profesional Universitario Estrategias de Acceso y Permanencia
- Profesional Universitario Permanencia 

Base de datos enviada a Instituciones Educativas oficiales.  
Se envía el listado de niños asignados a cada Institución Educativa oficial de acuerdo al lugar de residencia mediante correo electrónico, posteriormente se envía el consolidado al Instituto Colombiano de Bienestar Familiar, con el fin de que esta entidad valide la asignación de los cupos y realice el seguimiento pertinente. 
Registrar Matrícula.  - Profesional Universitario Matrícula
- Técnico operativo de matrícula 

Inscripción de estudiantes nuevos procedentes del Instituto Colombiano de Bienestar Familiar, Prosperidad Social, Jardines Infantiles no oficiales y del medio socio-familiar. 
La Institución Educativa oficial asigna el cupo de acuerdo al archivo entregado por la Secretaria de Educación Municipal previa solicitud del padre de familia. 
Seguimiento a la asignación de cupos escolares en Instituciones Educativas oficiales y no oficiales, de los niños provenientes del Instituto Colombiano de Bienestar Familiar, Prosperidad Social, Jardines Infantiles no oficiales y del medio socio-familiar.  - Profesional Universitario Matrícula
- Técnico operativo de matrícula
- Profesional Universitario Estrategias de Acceso y Permanencia
- Profesional Universitario de Acceso
- Profesional Universitario Permanencia 

Resultado del cruce de la base de datos del ICBF y el SSDIPI con el SIMAT. 
Se debe verificar la asignación de niños provenientes de entidades del Instituto Colombiano de Bienestar Familiar, Prosperidad Social mediante el cruce de información con la base de matrícula del SIMAT, con el fin de confrontar si la lista inicial corresponde con los niños matriculados efectivamente.

La información se envía al Instituto Colombiano de Bienestar Familiar por parte del Profesional Universitario de Acceso, con el objetivo de que esa entidad de la explicación por escrito a la Unidad de Cobertura y Sistemas de Información, de los niños que no se presentaron a la matricula en la Institución Educativa asignada; luego de haber agotado este recurso, se enviara la base de datos al Ministerio de Educación Nacional, quien confrontara a nivel nacional la ubicación de estos niños (as), en el Sistema Educativo.

 
Realizar archivo de Gestión.  - Auxiliares Administrativos 
Documentación generada de la ejecución del procedimiento. 
Como resultado de la ejecución del procedimiento, la documentación generada en el mismo será entregada a la secretaria de la Unidad de Cobertura y Sistemas de Información para que sea archivada de acuerdo a las normas de retención documental. 
8. CONTENIDO
LISTA DE VERSIONES
VERSIÓN FECHA RAZÓN DE LA ACTUALIZACIÓN
ELABORÓ
REVISÓ
APROBÓ
 
Nombre: Olga Lucia Acosta Orozco
Cargo: Profesional Universitario
Fecha: 08/Mar/2022
 
Nombre: Cesar Augusto Arias Pineda
Cargo: Profesional Universitario
Fecha: 12/Dic/2022

 
Nombre: Cesar Augusto Arias Pineda
Cargo: Profesional Universitario
Fecha: 12/Dic/2022